Excel vs. MobyHub: de risico’s van wagenparkbeheer met spreadsheets

Beheert jouw organisatie het wagenpark nog steeds via Excel? Begrijpelijk: spreadsheets zijn goedkoop, bekend en snel op te zetten. Maar zodra een wagenpark groeit, meerdere gebruikers betrokken zijn of processen complexer worden, lopen fleetmanagers tegen de bekende Excel-muur aan. En met beperkingen komen risico's voor het wagenpark en de hele organisatie. We bespreken de (soms verborgen) nadelen van Excel op het wagenparkbeheer en hoe gespecialiseerde wagenparkbeheersoftware zoals MobyHub het verschil maakt. Een geheel vrijblijvende demo aanvragen van de software kan direct bij PrismaFleet.

In de dagelijkse praktijk kost het beheren van voertuigen, contracten, bestuurders en rapportages een grote bak met tijd. Een fleetmanager is onmisbaar voor het wagenpark van veel organisaties, maar iedere professional weet dat Excel of een ander spreadsheetsprogramma daarvoor uiteindelijk tekortschiet. Eén verkeerde invoer of een aangepaste formule kan direct leiden tot foutieve rapportages, gemiste onderhoudsmomenten of verkeerde kostenberekeningen.

Gelekte excelbestanden van wagenparken zijn goud waard

Daarnaast worden veel Excel-bestanden lokaal opgeslagen of gedeeld via e-mail. Dat brengt tegenwoordig enorme risico’s met zich mee. Het maakt iedere organisatie enorm kwetsbaar voor datalekken, en gegevens over grote wagenparken zijn in de verkeerde handen goud waard. We hebben het tenslotte over persoonsgegevens van medewerkers.

Naast gegevens dreigt ook kennis weg te lekken met lokaal opgeslagen spreadsheets. Wat als een fleetmanager een briljant systeem van koppelingen en formules in Excel ontwikkelt en vervolgens vertrekt? Wie bel je als het systeem aangepast moet worden, of erger, kapotgaat? Er is geen helpdesk voor een spreadsheet.

Eén centraal systeem voor volledig fleetmanagement

Steeds meer organisaties stappen daarom over op gespecialiseerde fleetmanagementsoftware zoals MobyHub. In plaats van losse spreadsheets centraliseert MobyHub alle wagenparkdata in één veilig en overzichtelijk systeem.

Voertuigen, gebruikers en rapportages zijn realtime beschikbaar voor fleetmanagers en medewerkers met de juiste toegangsrechten. MobyHub voert ook een automatische rdw-controle uit om foute voertuiginfo te voorkomen. De informatie wordt centraal opgeslagen en beschermd via back-ups. Bovendien werkt het samen met verschillende andere programma’s, bijvoorbeeld voor HR zaken en salarisadministratie. Het betekent dat personeelsgegevens automatisch gesynchroniseerd kunnen worden, waardoor de kans op dubbele invoer en handmatige fouten minimaal blijft. Wanneer medewerkers in dienst komen of uit dienst treden, blijft de administratie automatisch actueel.

MobyHub is geschikt voor kleine en grote wagenparken

Of een organisatie nu tien voertuigen heeft of honderden voertuigen: goed wagenparkbeheer draait steeds vaker om efficiëntie, veiligheid en schaalbaarheid. Met PrismaFleet en MobyHub kiezen bedrijven voor een toekomstbestendige oplossing die fleetmanagement eenvoudiger maakt en risico’s verlaagt. En misschien nog belangrijker: fleetmanagers hoeven nooit meer bang te zijn dat één verkeerde Excel-formule al het wagenparkbeheer in de war schopt.

Meer weten? Vraag een kennismakingsgesprek aan met een vrijblijvende demo. De experts van PrismaFleet komen dan binnenkort op bezoek!