Excel vs. MobyHub: Die Risiken der Fuhrparkverwaltung mit Tabellenkalkulationen

Verwaltet Ihr Unternehmen den Fuhrpark immer noch mit Excel? Das ist verständlich: Tabellenkalkulationen sind kostengünstig, bekannt und schnell einzurichten. Doch sobald ein Fuhrpark wächst, mehrere Nutzer beteiligt sind oder die Prozesse komplexer werden, stoßen Fuhrparkmanager an die bekannte Excel-Grenze. Und mit diesen Einschränkungen gehen Risiken für den Fuhrpark und das gesamte Unternehmen einher. Wir besprechen die (manchmal verborgenen) Nachteile von Excel für die Fuhrparkverwaltung und wie spezialisierte Fuhrparkmanagement-Software wie MobyHub den Unterschied macht. Eine völlig unverbindliche Demo der Software können Sie direkt bei PrismaFleet anfordern.

In der täglichen Praxis kostet die Verwaltung von Fahrzeugen, Verträgen, Fahrern und Berichten viel Zeit. Ein Fuhrparkmanager ist für den Fuhrpark vieler Unternehmen unverzichtbar, aber jeder Fachmann weiß, dass Excel oder ein anderes Tabellenkalkulationsprogramm dafür letztendlich nicht ausreicht. Eine einzige falsche Eingabe oder eine geänderte Formel kann unmittelbar zu fehlerhaften Berichten, versäumten Wartungsterminen oder falschen Kostenberechnungen führen.

Durchgesickerte Excel-Dateien von Fuhrparks sind Gold wert

Zudem werden viele Excel-Dateien lokal gespeichert oder per E-Mail weitergegeben. Das birgt heutzutage enorme Risiken. Es macht jedes Unternehmen extrem anfällig für Datenlecks, und Daten über große Fuhrparks sind in den falschen Händen Gold wert. Schließlich handelt es sich um personenbezogene Daten von Mitarbeitern.

Neben Daten droht bei lokal gespeicherten Tabellenkalkulationen auch der Verlust von Wissen. Was passiert, wenn ein Fuhrparkmanager ein brillantes System aus Verknüpfungen und Formeln in Excel entwickelt und dann das Unternehmen verlässt? Wen ruft man an, wenn das System angepasst werden muss oder – schlimmer noch – ausfällt? Für eine Tabellenkalkulation gibt es keinen Helpdesk.

Ein zentrales System für das gesamte Flottenmanagement

Immer mehr Unternehmen steigen daher auf spezialisierte Flottenmanagement-Software wie MobyHub um. Anstelle einzelner Tabellenkalkulationen zentralisiert MobyHub alle Flottendaten in einem sicheren und übersichtlichen System.

Fahrzeuge, Nutzer und Berichte stehen Flottenmanagern und Mitarbeitern mit den entsprechenden Zugriffsrechten in Echtzeit zur Verfügung. MobyHub führt zudem eine automatische RDW-Prüfung durch, um fehlerhafte Fahrzeugdaten zu vermeiden. Die Informationen werden zentral gespeichert und durch Backups geschützt. Zudem lässt sich die Software mit verschiedenen anderen Programmen verknüpfen, beispielsweise für Personalangelegenheiten und die Lohnbuchhaltung. Das bedeutet, dass Personaldaten automatisch synchronisiert werden können, wodurch das Risiko von Doppeleingaben und manuellen Fehlern auf ein Minimum reduziert wird. Wenn Mitarbeiter ein- oder ausscheiden, bleibt die Verwaltung automatisch auf dem neuesten Stand.

MobyHub eignet sich für kleine und große Fuhrparks

Ob ein Unternehmen nun zehn oder Hunderte von Fahrzeugen besitzt: Bei einem guten Fuhrparkmanagement geht es zunehmend um Effizienz, Sicherheit und Skalierbarkeit. Mit PrismaFleet und MobyHub entscheiden sich Unternehmen für eine zukunftssichere Lösung, die das Flottenmanagement vereinfacht und Risiken senkt. Und was vielleicht noch wichtiger ist: Flottenmanager müssen nie wieder befürchten, dass eine einzige falsche Excel-Formel das gesamte Flottenmanagement durcheinanderbringt.

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